10 Esempi di messaggi Out of Office: come scrivere una risposta corretta

Prima di andare in ferie, scopriamo cosa e come scrivere un buon messaggio di risposta automatica fuori sede (Out Of Office – OOO Message) per la nostra casella di posta elettronica. Inoltre 10 messaggi di esempio già pronti per l’uso per abbandonare il client email senza pensieri.

Il tanto atteso periodo di vacanze ormai è alle porte. Dopo mesi di duro lavoro possiamo concederci il meritato riposo lontano da stress e impegni. E’ giunto il momento di staccare la spina da tutto e da tutti, ma prima di chiudere la sessione al computer e di mettere il cellulare in modalità aereo sarebbe opportuno dedicare almeno un paio di minuti settando un corretto messaggio di Out Of Office.

10 Esempi di messaggi Out of Office: come scrivere una corretta risposta automatica
Per fare chiarezza, quando parliamo di messaggio di Out Of Office (abbreviato OOO), facciamo riferimento a quel messaggio che viene automaticamente inoltrato a tutti quegli utenti che scriveranno al nostro indirizzo di posta elettronica durante un determinato periodo in cui si è impossibilitati a rispondere.
Prima di andare in ferie, durante un meeting aziendale, nei giorni di malattia o in qualsiasi altra circostanza in cui non avremo accesso alle nostre email, è bene informare chi ci scrive che fino ad una certa data (nota o meno), non saremo in grado di leggere i loro messaggi, invitandoli eventualmente a far riferimento a contatti alternativi.

Un buon messaggio di out of office deve rispettare una serie di regole ormai diventate di uso comune, sopratutto in ambito lavorativo. È opportuno indicare tutta una serie di informazioni che possano tornare utili a chi sta cercando di mettersi in contatto con noi, come la durata ed il motivo della nostra assenza, eventuali recapiti alterativi o colleghi di riferimento.

Data delle ferie

Innanzitutto la durata dell’assenza dev’essere ben indicata, riportando con chiarezza il giorno di ritorno in ufficio (che potrebbe non coincidere necessariamente con il termine delle ferie).

Collega di riferimento

E’ bene specificare il nome ed i vari contatti del collega a cui potersi rivolgere durante la vostra assenza. Chi ci contatta non si ritroverà totalmente abbandonato e avrà modo di trovare una soluzione con l’aiuto del vostro momentaneo sostituto.
Ovviamente prima di rilasciare i suoi dati è preferibile informare il collega ed eventualmente chiedere la sua autorizzazione.

Motivare l’assenza

Specificare le ragioni dell’assenza possono tornare utili al fine di evitare l’invio di ulteriori email. Essere in lutto è ben diverso dall’essere in vacanza su isola tropicale.
Indicare di essere ad una fiera piuttosto che ad un meeting fuori sede chiarisce che la vostra assenza in ufficio è legata a motivi prettamente lavorativi.

Tradurre in più lingue

Una volta completata la stesura del messaggio automatico di assenza, potrebbe esser utile riportarlo anche in diverse lingue.
La traduzione del messaggio diventa necessaria se lavorate in una multinazionale e avete frequenti contatti con persone che parlano ad esempio in inglese. Il messaggio di out of office infatti, deve essere comprensibile a tutti i vostri contatti lavorativi.

Cose da evitare

Tuttavia, sarebbe opportuno evitare alcuni dettagli nella stesura di un coretto messaggio di OOO. E’ importante ricordare che si tratterà di un messaggio automatico che verrà inviato a tutti coloro che ci contatteranno, qualsiasi sia il loro motivo. A tal proposito, per evitare di risultare fuori luogo in determinate circostanze, è assolutamente sconsigliato adottare un approccio ironico.
Sebbene possa risultare divertente per gli amici ed i colleghi che lavorano quotidianamente con noi, potremmo scaturire tutt’altra reazione da parte di chi si trova di fronte ad un emergenza o un qual si voglia sollecito. ma non di certo per la maggior parte dei clienti e dei fornitori.

Inoltre se prevedete che durante la vostra assenza avrete la possibilità e sopratutto la voglia di leggere la posta senza alcun impegno, potete valutare di aggiungere questa informazione ma sottolineando di non poter garantire risposte in tempi utili.

10 esempi per tutte le esigenze

Ora che abbiamo scoperto le regole per scrivere un buon messaggio di out of office ma, come promesso, vi propongo si seguito 10 esempi di risposta automatica subito pronti per l’utilizzo. Scegliete quello che più si addice al vostro stile ed ovviamente compilatelo con i vostri dati.

Esempio 1

Buon giorno,
grazie per la Vostra mail.
Sarò fuori ufficio fino al giorno data-rientro.
Durante questo periodo avrò accesso limitato alla mia casella di posta elettronica.
Per urgenze potete contattarmi sul mio cellulare al numero numero-cellulare.
Cordiali saluti,
Nome-Cognome.

Esempio 2

Risposta automatica:
Sarò in ferie fino al giorno data-rientro.
Le richieste potrebbero subire dei rallentamenti.
Mi scuso per l’attesa.
Grazie,
Nome-Cognome.

Esempio 3

Salve,
grazie per avermi contattato.
Sarò in ferie dal giorno data-inizio al giorno data-fine.
Rientrerò in ufficio il giorno data-rientro.
Per qualsiasi evenienza, durante la mia assenza potete contattare il mio collega nome-collega all’indirizzo indirizzo-email, altrimenti al mio ritorno vi risponderò al più presto possibile.
Saluti,
Nome-Cognome.

Esempio 4

Buon giorno,
grazie per il messaggio.
Attualmente sono fuori ufficio e non avrò accesso alla mia casella di posta fino al data-fine.
Solo in caso di problematiche urgenti potete contattarmi sul cellulare privato al numero numero-cellulare.
Cordiali saluti,
Nome-Cognome.

Esempio 5

Salve, questa settimana sarò fuori ufficio. In caso di urgenze siete pregati di contattare il mio collega al seguente indirizzo e-mail email-da-contattare.
Cordialmente,
Nome-Cognome

Esempio 6

Buongiorno,
saremo assenti dal giorno data-inizio al giorno data-fine.
Per questioni urgenti potete contattare l’indirizzo email-da-contattare.
Cordiali saluti,
Nome-Cognome.

Esempio 7

Buongiorno,
grazie per averci contattato.
I nostri uffici sono momentaneamente chiusi per ferie fino al giorno data-fine.
Il vostro messaggio è molto importante per noi, vi risponderemo comunque al più presto possibile.
Nome-Azienda.

Esempio 8

Buon giorno,
la presente per informarla che l’azienda rimarrà chiusa per ferie estive dal data-inizio al data-fine compresi.
Per richieste urgenti la preghiamo di scrivere a email-da-contattare e sarete ricontattati appena possibile.
Cordiali saluti,
Nome-Azienda.

Esempio 9

Buongiorno,
siamo spiacenti di non potervi rispondere, ma la nostra azienda sarà chiusa per ferie fino al giorno data-fine.
Soddisferemmo ogni richiesta al nostro rientro.
Per urgenze potete inviare un e-amil all’indirizzo email-da-contattare, o in alternativa contattare l’assistenza al numero numero-da-contattare.
Cordiali saluti,
Nome-Azienda.

Esempio 9

Buongiorno,
siamo spiacenti di non potervi rispondere, ma la nostra azienda sarà chiusa per ferie fino al giorno data-fine.
Soddisferemmo ogni richiesta al nostro rientro.
Per urgenze potete inviare un e-amil all’indirizzo email-da-contattare, o in alternativa contattare l’assistenza al numero numero-da-contattare.
Cordiali saluti,
Nome-Azienda.

Esempio 10 Versione in doppia lingua.

Grazie per il messaggio. Non sarò in ufficio dal data-inizio al data-fine.
Per questioni importanti, durante la mia assenza potete contattare indirizzo-da-contattare.
Cordiali saluti.

Thanks for your email. I’ll be out of the office from the data-inizio to the data-fine.
Should the matter be important, please contact indirizzo-da-contattare in my absence.
Kind regards.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

*